El dueño o líder de una empresa tiene que saber que mientras más estandarizada, ordenada y con un equipo de trabajo enterado de cual es su función para generar valor, será una empresa con potencial de crecimiento.
Muchos creen que para conseguir esto se necesita una gran inversión. Lo cierto es que más que dinero es una decisión de querer hacer las cosas bien y gestionar bien a las personas.
Al preparar a tu empresa para obtener la norma ISO 9001, tu empresa estará lista para lograr estos objetivos y en este artículo queremos que conozcas algunas herramientas que te permitirán conseguirlo.
Conocer el flujo de valor: Muchas empresas saben qué actividades hacer en su día a día, ya que tienen que cumplir con sus clientes y con la misma administración. Al hacer esto se presentan muchas deficiencias como desorden, actividades poco claras, desperdicio y la necesidad de que los líderes tengan inferencia todo el tiempo.
Se debería analizar cómo es el flujo de valor; o sea identificar cuáles son los procesos claves que le generan valor tanto al cliente como al proceso. De esta manera los líderes deberían estandarizar este flujo para tener una empresa controlada y con potencial de mejora.
En el ISO se utilizan estas herramientas:
- Mapa de procesos claves: Es una imagen que muestra cuales son los procesos claves de la empresa, tanto operativos como estratégicos; cuales son los procesos de soporte y por último las actividades para administrar el sistema de gestión de calidad.
- Matriz de Indicadores de procesos: El líder o dueño de una empresa debe saber rápidamente si los procesos se vienen cumpliendo correctamente. Identificar puntos de control o indicadores en su flujo de valor; ya que con ellos es más simple identificar (o incluso alertar) si se vienen cometiendo errores.
Sin estos indicadores, se vive en una oscuridad donde pueden aparecer fallas que pueden decantar en baja de calidad, la perdida de algún cliente o reprocesos costosos.
Recomendación: No te llenes de indicadores, identifica los más críticos que puedan ayudarte a conocer la situación de la empresa o proceso.
ii. Enfoque en las personas: Si tienes una empresa en la que las personas solo realizan su trabajo porque lo tiene que hacer y no saben cómo aportan valor a la empresa; es muy probable que lo hagan por cumplir, aumentando la probabilidad de errores o discusiones internas.
Se ha demostrado que cuando las personas saben la importancia de su trabajo; esto los motiva a trabajar mejor y sentir más identidad por su área o empresa.
Debería venir acompañado de una cultura organizacional que impulse el respeto y comunicación entre las personas. Los líderes son los llamados a implementarla y a apoyarla.
- Funciones y responsabilidades: En una empresa muchas veces no se han definido las responsabilidades de cada persona y por lo tanto muchos se lavan las manos o se meten en el trabajo de los demás; causando confusión, malestar y desorden.
Al definir las funciones y responsabilidades de las personas, se debe hacer pensando en el flujo de valor; o sea en los procesos que debe se deben realizar. Una vez hecho esto, se determina cuales son las responsabilidades de las personas.
Las responsabilidades sugiero que sean pocas y estratégicas, súper enfocadas en generar valor a la empresa.
Ejm:
- Asegurar que la materia prima para la producción.
- Gestionar los proyectos con los clientes.
Las funciones sí deberían ser más detalladas y enfocadas en las situaciones del día a día y se deberá indicar qué otras participan.
Ejm:
- Revisar el stock de materias primas y coordinar con los proveedores para la compra.
- Supervisar las reuniones de los clientes con los ejecutivo de cuentas.
OJO – De acuerdo con el puesto, las responsabilidades pueden ser estratégicas u operativas. Pudiendo coordinar con otras personas o áreas.
- Capacitación: Normalmente no se tiene mucho aprecio a las capacitaciones, se dan cuando ingresa o una vez al año para capacitar en temas generales.
Lo que se tiene que buscar es identificar cuáles son las capacidades y habilidades que deberían tener cada puesto para cumplir su tarea de manera óptima.
En la norma ISO defines cual es el perfil de los puesto, y en base a ello se deberá hacer una programación de capacitaciones, en donde al se definen cuáles son las capacitaciones que se harán. Se deberán identificar qué habilidades se debieran fortalecer en los puestos para que aporten al flujo de valor de la empresa.
RECUERDA: Identifica como generar más valor a la empresa y capacita al personal en estos puntos críticos.
iii. Estandarización de la empresa: No te conviene que cada persona en tu empresa haga las cosas como ellos quieren, esto origina una empresa desordenada, con poco registro de información y sin una base sólida para crecer; además de muchos retrabajos y problemas de comunicación.
Como líder o dueño de una empresa debes definir cómo son los procesos que forman parte de tu flujo de valor; de esta forma no importe quién esté haciendo el trabajo, se logrará cumplir de la forma correcta.
OJO
No todos los procesos se desarrollarán exactamente igual; pero deberás identificar los puntos clave que se deban cumplir, ya que estos harán que se mantenga la estandarización y te garantizarán la calidad.
RECOMENDACIÓN
Al momento de estandarizar el proceso, involucra al personal que realizan las actividades y a tus clientes internos, para que la estandarización sea óptima y funcional.
- Definir los procesos: Es importante que la empresa tenga definidos los procesos claves; se deberán describir y registrar para que todo el personal tenga acceso a ellos y quedo la forma de realizarlos.
Cuando logras estandarizar los procesos, las personas ya saben que esperar, que cumplir para el flujo de valor y se podrán identificar errores incluso antes de que sucedan.
Para el dueño de la empresa esto es importante ya que se le hará imposible crecer; ya que siempre dependerá de las personas en la toma de decisiones o para indicar qué hacer.
- Herramientas para mejorar la estandarización: Muchas veces se definen los procesos; pero la forma o herramientas no; se gestiona la información de forma manual o con programas que no ayudan a mantener la estandarización; lo que ocasiona que cada persona registre su información como quiera.
Esto ocurre al usar programas como Excel, Word o incluso ninguno. Para esto la tecnología ha puesto a disposición y al alcance aplicativos web de ERP o CRM con los que te asegura el registro correcto de la información o aseguras que se cumplan ciertas actividades de forma estándar y eficiente.
OJO
La norma ISO no te obliga a contar con algún software o sistema en tus procesos; pero como líder verás que al usarse ayudará mucho en la productividad de tu gente y mantener una empresa estandarizada.
iv Mejora continua: Lo usual en las empresas es que estén abocadas a su operatividad y apagando incendios constantemente.
Las personas tienen definidos sus puestos; por lo que es difícil que puedan enfocarse en la mejora continua.
Los líderes deberían buscar tener un sistema que determine cómo se gestionarán las oportunidades de mejora que puedan identificarse para analizarlas y tratarlas.
- No conformidades y acciones correctivas: Normalmente en una empresa no se enfrentan los problemas; sino se solucionan transitoriamente.
Si en una empresa se deja al libre albedrío la gestión de no conformidades, es muy probable que no se registre nada o que sea causa de discusiones internas.
Lo ideal es definir cómo se gestionaría ésta información para que las personas sepan cómo actuar cuando se presente y se haga el tratamiento correcto.
IMPORTANTE
Los líderes y dueños deberían apoyar estas iniciativas ya que les permite conocer y cuantificar cuales son los problemas que se presentan y con esto poder priorizar cuales enfrentar, con la intensión de hallarles una solución y que no se vuelvan a repetir; haciendo que el flujo de valor se